1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Serwisem jest:
Firma Handlowa Wera Krzysztof Czuliński
ul. Wodnika 50, 80-299 Gdańsk
NIP: 5841669537
REGON: 191330367
E-mail do spraw prywatności:
kontakt@fanolachromaglaze.pl
Telefon: 58 762 91 40
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pomocą powyższych danych.
2. Jakie dane przetwarzamy
W związku z formularzem rejestracyjnym możemy przetwarzać w szczególności:
- nazwę salonu lub firmy,
- NIP,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- rodzaj prowadzonej działalności,
- dane zawarte w korespondencji i informacje przekazane podczas dalszego kontaktu,
- dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, data i czas połączenia, typ urządzenia i przeglądarki – w zakresie generowanym przez serwer lub usługi techniczne.
Jeżeli dane firmowe identyfikują osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą albo osobę kontaktową w salonie, są one danymi osobowymi w rozumieniu RODO.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Obsługa zgłoszenia i przedstawienie oferty
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, weryfikacji profesjonalnego charakteru działalności, kontaktu, przedstawienia cen i warunków współpracy, a po pozytywnej weryfikacji również w celu utworzenia konta klienta w sklepie internetowym umożliwiającego składanie zamówień oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadkach, w których zgłaszający nie jest stroną przyszłej umowy, także prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Korespondencja i obsługa spraw
Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia korespondencji, zapewnienia ciągłości kontaktu oraz dokumentowania ustaleń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
Dane mogą być przechowywane w celu zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Obowiązki prawne
Jeżeli współpraca zostanie nawiązana, część danych może być przetwarzana w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków wynikających z prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom wspierającym Administratora, w szczególności:
- dostawcy systemu CRM i formularza Bitrix24, wykorzystywanego w polskiej strefie Bitrix24,
- OpenAI Ireland Limited oraz podmiotom z grupy OpenAI i ich podprocesorom — w zakresie niezbędnym do działania Asystenta AI,
- dostawcy platformy zarządzania zgodami Cookiebot CMP,
- Google Ireland Limited — w zakresie Google Analytics 4 oraz Google Maps Platform,
- dostawcom hostingu, utrzymania Serwisu i usług informatycznych,
- dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych,
- podmiotom świadczącym obsługę prawną, księgową lub audytową – jeżeli jest to niezbędne,
- uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania właściwych zabezpieczeń.
Niektóre usługi techniczne mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Dane dotyczące zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do jego obsługi i prowadzenia rozmów o współpracy.
- Jeżeli współpraca nie zostanie nawiązana, dane mogą być przechowywane do czasu wygaśnięcia uzasadnionej potrzeby kontaktu lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.
- Jeżeli zostanie zawarta umowa, dane przechowujemy przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany prawem i okres przedawnienia roszczeń.
- Dane techniczne i logi są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki Serwisu.
- Treść rozmów z Asystentem AI oraz związane z nimi zdarzenia techniczne są przechowywane na serwerze Administratora przez okres do 90 dni.
Okres może zostać przedłużony, jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo jeżeli obowiązek ich przechowywania wynika z przepisów prawa.
6. Twoje prawa
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania – prawo do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu realizacji praw skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@fanolachromaglaze.pl. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zgłoszenia. Brak wymaganych danych może uniemożliwić kontakt i przedstawienie oferty.
Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne.
7. Formularz Bitrix24
Formularz dostępny w Serwisie jest osadzony za pomocą narzędzia Bitrix24. Dane wpisane do formularza są przekazywane do systemu CRM wykorzystywanego przez Administratora w celu obsługi zgłoszenia i dalszego kontaktu. Formularz wymaga potwierdzenia zapoznania się z Polityką prywatności i informacją o przetwarzaniu danych w związku ze zgłoszeniem salonu.
Samo zaznaczenie pola potwierdzającego zapoznanie się z Polityką prywatności nie stanowi podstawy prawnej całego procesu obsługi zgłoszenia. Podstawy przetwarzania wskazano w sekcji 3 powyżej. Jeżeli formularz nie zostanie poprawnie uzupełniony lub wymagane potwierdzenie nie zostanie zaznaczone, zgłoszenie nie może zostać wysłane.
Formularz jest ładowany z infrastruktury Bitrix24 po spełnieniu warunków określonych w mechanizmie zarządzania zgodami Serwisu. Dostawca może przetwarzać dane techniczne niezbędne do prawidłowego wyświetlenia formularza, bezpieczeństwa, ochrony przed nadużyciami i zapisania zgłoszenia. Konto używane przez Administratora działa w strefie bitrix24.pl; zgodnie z informacjami dostawcy dane tej strefy są hostowane w centrach AWS we Frankfurcie w Unii Europejskiej.
8. Mapa punktów sprzedaży – Google Maps
Podstrona „Gdzie jesteśmy” korzysta z Google Maps Platform, w tym Maps JavaScript API i funkcji Places, w celu wyświetlenia mapy Polski, lokalizacji punktów sprzedaży oraz podstawowych danych miejsc, takich jak nazwa, adres i położenie geograficzne. Kliknięcie „Wyznacz trasę” lub „Google Maps” otwiera usługę Google Maps.
Interaktywna mapa Google jest uruchamiana po wyrażeniu zgody na kategorię Preferencje w narzędziu Cookiebot. Do czasu udzielenia tej zgody Serwis wyświetla w miejscu mapy komunikat i nie ładuje biblioteki Google Maps Platform. Po wyrażeniu zgody mapa uruchamia się automatycznie. Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę w ustawieniach cookies.
Po uruchomieniu mapy przeglądarka nawiązuje połączenie z infrastrukturą Google Maps Platform obsługiwaną w ramach Google Cloud. Google może otrzymywać dane techniczne związane z takim połączeniem, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane dotyczące żądania mapy. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez Google określa Polityka prywatności Google.
Korzystanie z funkcji mapowych podlega również warunkom korzystania z Google Maps / Google Earth. Aktualna klasyfikacja cookies i podobnych technologii wykrywanych na podstronie mapy jest prezentowana w deklaracji Cookiebot poniżej.
9. Asystent AI
Serwis udostępnia Asystenta AI służącego do odpowiadania na pytania dotyczące Fanola Chroma Glaze, zabiegu i możliwości wprowadzenia usługi do salonu. Treść pytania, ograniczona historia bieżącej rozmowy oraz techniczny identyfikator konwersacji są przesyłane do backendu Serwisu w celu obsługi rozmowy i przygotowania odpowiedzi.
Część prostych odpowiedzi może być przygotowywana lokalnie przez Serwis. Jeżeli odpowiedź wymaga użycia modelu AI, treść pytania i kontekst rozmowy mogą zostać przekazane za pośrednictwem API do OpenAI. W konfiguracji Serwisu odpowiedzi API nie są oznaczane do trwałego przechowywania przez funkcję API („store” jest wyłączone). Przetwarzanie danych EOG przez OpenAI odbywa się zgodnie z warunkami usług biznesowych i umową dotyczącą przetwarzania danych OpenAI.
Administrator zapisuje rozmowy z Asystentem na własnym serwerze przez okres do 90 dni w celach bezpieczeństwa, diagnostyki, kontroli jakości i ulepszania działania funkcji. Wraz z rozmową mogą być zapisywane zdarzenia techniczne oraz ogólne oznaczenia dotyczące rodzaju pytania lub zainteresowania ofertą. Takie oznaczenia nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających.
Podstawą przetwarzania danych związanych z udostępnieniem funkcji Asystenta jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udostępnieniu wsparcia informacyjnego, zapewnieniu bezpieczeństwa, diagnostyce i kontroli jakości Serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Użytkownik nie powinien wpisywać w Asystencie danych osobowych innych osób, danych szczególnych kategorii ani poufnych informacji biznesowych. Odpowiedzi są generowane automatycznie i mogą zawierać błędy; wiążące informacje handlowe przekazuje przedstawiciel po rejestracji salonu.
11. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, zabezpieczenia systemów, szyfrowane połączenie z Serwisem oraz ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują ich do wykonywania obowiązków.
Żaden sposób przesyłania danych przez Internet nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka. W razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa skontaktuj się z Administratorem.
12. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcjonalności Serwisu, wykorzystywanych dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą rozpoczęcia obowiązywania.